La première fois que je pose la question en rendez-vous, la réponse arrive rarement seule. Je demande dans quoi la personne perd du temps, et j’obtiens une liste. Les devis. Les relances. Les photos de chantier à classer. Le tableau qu’il faut remplir le dimanche soir pour savoir où on en est. Les mails auxquels on répond trois fois par semaine avec presque les mêmes mots.

Puis vient la phrase qui revient toujours : par où on commence ? C’est la vraie question, et la réponse n’est pas celle qu’on croit.

L’erreur la plus fréquente

Quand on décide d’automatiser une petite entreprise, le premier réflexe est d’attaquer ce qui agace le plus. Le dossier qui traîne depuis deux ans, la tâche qu’on repousse tous les mois, celle dont on parle à sa comptable en soupirant.

Mauvaise pioche, en général. Ce qui agace n’est pas forcément ce qui coûte cher.

Une tâche pénible qu’on fait deux fois par an vous prend quelques heures dans l’année. Une tâche anodine qu’on fait sans y penser, quatre fois par jour, vous en prend beaucoup plus, et personne ne s’en aperçoit parce qu’elle ne dure jamais que trois minutes.

Le bon critère n’est pas l’agacement, c’est la répétition.

Comptez, ne devinez pas

Je propose souvent la même chose au premier rendez-vous, et ça ne coûte rien : pendant une semaine, notez chaque fois que vous faites quelque chose pour la deuxième fois de la journée. Pas le détail, juste une ligne sur un carnet ou une note sur le téléphone.

Au bout de cinq jours, vous avez une liste que vous n’auriez jamais écrite de mémoire. Elle contient rarement ce qu’on croyait y trouver, et elle contient presque toujours deux ou trois choses tellement banales qu’on ne les voyait plus.

C’est là qu’il faut commencer. Pas au sommet de la liste des choses désagréables, mais au sommet de la liste des choses fréquentes.

Ce qui s’automatise bien

Une tâche se prête à l’automatisation quand elle se décrit avec des si et des alors. Si un client demande un devis, alors je lui envoie ce document. Si une facture dépasse trente jours, alors j’envoie ce rappel. Si quelqu’un remplit le formulaire du site, alors j’enregistre son nom et je le rappelle.

Si vous pouvez expliquer la règle à un stagiaire en deux phrases, une machine peut la suivre. Les cas que je rencontre le plus souvent, devis, relances ou prise de rendez-vous, sont détaillés sur la page automatisation des tâches répétitives.

Le deuxième signe qui ne trompe pas : l’information existe déjà quelque part. Dans votre logiciel de facturation, dans votre boîte mail, dans un tableur. Si vous recopiez à la main une donnée qui est déjà écrite ailleurs, vous faites le travail que personne ne devrait faire.

Ce qu’il vaut mieux laisser tranquille

Tout ne se prête pas à l’exercice, et je préfère le dire avant qu’après.

Ce qui demande du jugement reste chez vous. Décider si un chantier vaut le coup, sentir qu’un client est mécontent avant qu’il le dise, choisir de faire un geste commercial. Une machine ne saura pas, et si elle prétend savoir, elle se trompera d’une façon que vous ne verrez pas venir.

Ce qui change tout le temps résiste aussi. Si la règle est différente chaque semaine, il n’y a pas de règle, et il n’y a rien à automatiser tant que ce n’est pas stabilisé.

Enfin, ce que vous faites une fois par an ne mérite pas qu’on s’en occupe. Le temps passé à mettre en place dépasserait de loin le temps gagné.

Commencez petit, et volontairement

La tentation, quand on s’y met, est de vouloir tout traiter d’un coup. C’est la meilleure façon de s’arrêter au bout de trois semaines.

Une automatisation à la fois, mise en place, laissée tourner, corrigée. Les premiers jours, il y a toujours des ajustements : un message mal tourné, un cas qu’on n’avait pas prévu, un destinataire qui n’était pas le bon. C’est normal et c’est même le moment le plus utile, parce que c’est là qu’on découvre comment la chose fonctionne vraiment chez vous.

Quand la première tourne sans que vous y pensiez, vous passez à la suivante. Vous saurez alors beaucoup mieux qu’au départ ce que vous voulez faire, et ce que vous ne voulez pas.

Ce que vous gardez

Une question revient à chaque fois, et elle est légitime : qu’est-ce qui m’échappe une fois que tout tourne seul ?

Vous décidez du curseur. Certaines choses peuvent partir sans vous, parce que l’enjeu est faible et la règle claire. D’autres s’arrêtent et vous demandent votre avis avant de continuer. Un devis au-dessus d’un certain montant, une réponse à un client mécontent, une remise inhabituelle.

Ce n’est pas une case à cocher au moment de la mise en place, c’est une décision que vous prenez tâche par tâche, et que vous pouvez changer d’avis en cours de route.

Une semaine, un carnet

Si vous ne devez retenir qu’une chose : ne cherchez pas la bonne automatisation avant de savoir où passe votre temps. Prenez une semaine, notez ce qui se répète, et regardez la liste.

La plupart du temps, elle contient déjà la réponse.

Si vous voulez qu’on la regarde ensemble, dites-moi simplement ce qui revient le plus souvent chez vous.